Pâlnia de vânzări începe cu etapa "Cerere nouă", în această etapă a pâlniei, orice manager de vânzări poate prelua comanda și să lucreze cu cererea clientului. Primul manager care preia cererea va continua să o gestioneze în continuare, cu excepția cazului în care șeful departamentului de vânzări decide să atribuie cererea altui manager. Odată ce managerul preia cererea și începe să lucreze la ea, starea cererii se schimbă în "Negocieri" și managerul devine responsabil pentru această comandă. Sunt evidențiate separat cererile urgente și cele favorite. O cerere/comandă devine urgentă atunci când este primit un mesaj nou sau un comentariu de la un client din Instagram/Facebook (s-a realizat o integrare cu rețelele de socializare, toate mesajele ajung în Planfix CRM).

Când încălțămintea a fost produsă, comanda trece la etapa "Gata pentru expediere". În acest moment, managerul primește o notificare și contactează clientul pentru a clarifica condițiile de plată (plata integrală înainte de expediere sau plată la biroul companiei de curierat la primirea comenzii). Dacă clientul este dispus să plătească integral comanda înainte de expediere, cererea trece în starea "Plată suplimentară", unde contabilul verifică primirea banilor, iar odată ce banii sunt primiți, contabilul permite expedierea comenzii. După expedierea comenzii, cererea trece în starea "Colet în drum", așteptând ca clientul să primească comanda.

După ce clientul primește comanda prin poștă, cererea poate fie să treacă în etapa "Returnare", în cazul în care mărimea nu se potrivește sau modelul de încălțăminte nu este pe placul clientului, dar dacă clientul este mulțumit, cererea trece în etapa finală "Verificare finală", în această etapă se verifică plățile și, dacă totul este în regulă, se calculează salariile managerilor de vânzări.

Fișa comenzii în Planfix CRM este configurată individual pentru fiecare afacere, în funcție de datele necesare și logica procesului de afaceri. Printr-o singură privire, managerul de vânzări poate vedea situația comenzii - ce a comandat clientul, cantitatea și suma plăților, starea tranzacției, fotografia produsului. Managerul responsabil are acces la instrumente de gestionare a comenzii - poate procesa returnarea produsului sau schimbul de produse.

În această configurație a Planfix CRM, fiecare comandă nouă include toate comenzile anterioare a clientului. Deoarece managerii de vânzări lucrează adesea de pe telefonul mobil, este convenabil pentru ei să vadă într-un singur loc întreaga istorie a corespondenței cu clientul pentru toate tranzacțiile/comenzile și toate comentariile lăsate de client la postările de pe Facebook/Instagram.

Pentru confort și securitate, Planfix CRM afișează automat comentarii importante în fluxul tranzacției - primirea plăților, calculul salariilor, suma tranzacției. În cazul în care cineva modifică ulterior suma comenzii în scopuri egoiste, datorită fluxului de comentarii, se va putea efectua ușor o investigație.

Răspunsuri rapide pentru manageri de vânzări. Adesea, managerii copiază și trimit clienților aceleași mesaje în mesageria privată a Instagram/Facebook. Pentru confort, a fost implementată o listă de răspunsuri rapide care sunt predefinite în Planfix CRM. La selectarea unui răspuns rapid, Planfix CRM trimite acest răspuns clienților prin Instagram sau Facebook.

Mai jos este prezentat lista de răspunsuri rapide, conducătorul departamentului de vânzări poate redacta și completa lista.

Dacă clientul postează măcar un comentariu la postările companiei, Planfix CRM va crea automat o comandă pentru acest client și va transfera acel comentariu în istoria tranzacției. Dacă clientul are deja o comandă activă, atunci managerul de vânzări responsabil va primi o notificare despre un comentariu nou de la client. Această informație este foarte importantă pentru managerii de vânzări, deoarece își pot da seama ce reclame a văzut clientul și ce întrebări a avut în comentarii.

Mai jos este prezentat un exemplu despre cum vede managerul de vânzări comentariile clienților din rețelele de socializare. El primește informații complete - conținutul postării și comentariul clientului. Dacă comanda se afla în arhivă, Planfix CRM o va readuce automat în lucru și o va marca ca fiind urgentă!

Pentru contabilul companiei a fost creată o masă de lucru separată, unde acesta vede doar comenzile în etapa de ”Verificare avansului” sau etapa ”Plăți suplimentare” de la clienți. Contabilul poate aproba sau returna comanda managerului de vânzări într-un singur clic.

Raportul privind banii încasați de la clienți, acest raport sumativ este necesar contabilului pentru verificarea generală. Contabilul poate vizualiza plățile pentru fiecare zi, grupate în funcție de conturi (bancă/card/plată la oficiu poștal și altele). Contabilul poate modifica ușor logica raportului și poate vedea încasările totale pe diferite conturi pe parcursul lunii.

Raportul de vânzări afișează vânzările zilnice pentru fiecare manager în parte, precum și sumele totale pe luni. Deoarece managerii de vânzări au un procent fix din fiecare vânzare, în acest raport, Planifix CRM calculează atât salariul managerilor de vânzări, cât și salariul șefului departamentului de vânzări.

Raportul anterior prezintă vânzările pe luni, iar raportul următor prezintă performanțele fiecărui manager de vânzări. Un astfel de raport ajută la monitorizarea rezultatelor managerilor, oferind o perspectivă asupra dinamicii vânzărilor pe luni pentru fiecare manager.

Managerii de vânzări primesc salariul nu în ziua vânzării (încasarea avansului), ci în momentul finalizării comenzii, deoarece există situații în care produsul se returnează sau se schimbă. Prin urmare, data de calcularea a salariului este stabilită de către conducătorul departamentului de vânzări, acesta verifică comenzile în etapa finală și, odată ce comanda este încheiată, acordă salariul managerului printr-un singur clic în Planfix CRM.

Remarcabil este faptul că toți managerii de vânzări lucrau anterior prin intermediul Instagram de pe telefoanele mobile, ceea ce crea dificultăți în momentul calculării salariilor - nu era clar a cui este fiecare comandă. Odată cu implementarea sistemului Planfix CRM, totul a devenit transparent, managerii nu mai au acces la Instagram/Facebook și toată corespondența cu clienții se desfășoară prin intermediul sistemului Planfix CRM.